Effectieve Feedback: geven en ontvangen met de BEST Methode

Herken je dat? Die collega of goede vriend die steeds zijn afspraken niet nakomt? Of die collega die altijd te laat is waardoor de wekelijkse meetings ook later starten? En dan heb je ook nog de collega die altijd roddelt over anderen. Je wilt het bespreekbaar maken maar hoe doe je dat?

Met feedback dus. Want effectieve feedback kan juist in deze situaties zorgen voor verandering, vooruitgang en verbetering. Of het nu werk of persoonlijke relaties betreft. Feedback geven is niet altijd makkelijk, want niemand vindt het leuk om geconfronteerd te worden met zijn mindere kanten. Volgens Laura geef je in de ideale situatie feedback puur voor die ander en zijn er geen verwachtingen over de uitkomst bij jou als gever. Je hebt er immers geen invloed op wat die ander met jouw feedback doet, ook al bedoel je het nog zo goed.

Ondanks het ongemak dat er bij kan komen kijken, is feedback geven en ontvangen ook heel waardevol. Mits je je kan inleven in de ander en je je punt duidelijk kunt maken met een vriendelijke benadering. En wel om de volgende redenen:

• Versterkt de relatie: Door regelmatig feedback te geven, bouw je vertrouwen op tussen je collega’s en managers. Het draagt bij een meer open en eerlijke communicatie en dit leidt tot een fijnere samenwerking.
• Verbetert de prestaties: Door het geven van feedback kan de ontvanger groeien en meer zelfvertrouwen krijgen om uiteindelijk beter toe te werken naar een doel.
• Bevordert de betrokkenheid: Wanneer mensen zich gehoord en gezien voelen en hun inspanningen worden erkend, dan zijn zij gemotiveerder en meer betrokken bij hun werk.

Om feedback op een goede manier te kunnen ontvangen moet je bereid zijn om te leren en te groeien. Als je eenmaal openstaat voor feedback, kan dat jou het volgende brengen:

• Persoonlijke groei: Het ontvangen van feedback zorgt voor waardevolle inzichten van je sterke en verbeterpunten. Door feedback te ontvangen kun je de focus leggen op bepaalde gebieden om je persoonlijke groei te ontwikkelen.
• Stimuleert zelfreflectie: Door na te denken over de ontvangen feedback kan je je gedachten en gedragingen evalueren en daarop actie ondernemen om zaken te verbeteren.
• Beter zelfbewustzijn: Feedback helpt ook, dat je gaat nadenken over hoe anderen jou zien en hoe bepaalde acties invloed hebben op de ander en de situatie.

Eén van de meest effectieve benaderingen voor het geven en ontvangen van feedback is de BEST- methode. Deze methode kan zowel voor de gever als de ontvanger tot positieve verandering en groei leiden. We beginnen met een voorbeeld:

“Ik zie dat je elke keer als er iemand binnenkomt van je werk opkijkt en een gesprekje begint. Het effect is dat ik een paar keer per uur word afgeleid van mijn werk en daardoor minder geconcentreerd kan werken en er dus langer over doe. Herken jij dat ook? Is het misschien een goed idee dat wij tot 10 uur allemaal even lekker rustig doorwerken en dan met elkaar een kop koffie drinken om gezellig bij te kletsen? Wat denk jij, zou dat jou en ook mij kunnen helpen om meer werk gedaan te krijgen? Zullen we dit voorstellen in het volgende team-overleg?”

B Beschrijf: Je start met het feitelijk beschrijven van wat je ziet of hoort, dus ‘Ik zie’ of ‘Ik hoor’. Niet beginnen met ‘Ik vind’ of ‘Ik merk’. Door feitelijk terug te geven wat je ziet en hoort, voorkom je dat je feedback geeft vanuit je eigen aannames of beleving en gevoel.

E Effect: Het effect van het gedrag kan op meerdere vlakken merkbaar zijn. Bijvoorbeeld voor jezelf, bij de ander, binnen een team of in een proces. Het effect kan zowel feitelijk (fouten die gemaakt worden) of gevoelsmatig (een rot gevoel of ongemakkelijkheid) zijn. Het is belangrijk om duidelijk te maken wanneer dit gedrag en dus het effect plaats vind. Kijk uit met termen zoals ‘altijd’ en ‘nooit’. Als iemand in bepaalde momenten gedrag laat zien, waar je feedback op wilt geven, is het goed om dit onderscheid ook te maken. Zo voorkom je dat het over totale functioneren/gedrag gaat.

S Suggestie: Je kan verschillende dingen doen. Je kan de ander vragen of hij/ zij het herkent en hoe jullie dit zouden willen oplossen. Je kan vragen of de ander jouw idee/tip wilt horen. Je kan ook samen iets bedenken. Bedenk goed wat het beste is voor de ander en of de ander achter de tip staat.

Laura Hack: ‘’Een voorbeeld van een suggestie voor verbetering kan zijn dat je aangeeft dat de ander het geweldig deed tijdens de vergadering, maar dat er ruimte moet zijn voor het aanhoren van andermans meningen. Dit kan door de volgende keer iemand anders de vergadering te laten leiden’’

In bovengenoemd voorbeeld benoem je niet alleen wat beter kan maar kom je ook met een suggestie. Probeer specifiek te zijn en je in te leven in de persoon die jouw feedback ontvangt. Benoem precies wat dus goed gaat en waar er ruimte is voor verbetering. Want focussen op oplossingen en suggesties voor verbetering leidt tot een prettige samenwerking.

T Toepassen/ Terugkoppeling: Door te checken wat de ander met je feedback gaat doen, manage je de verwachtingen voor jezelf en de ander. Ook voorkom je hiermee dat de ander wel ‘ja’ knikt, maar ‘nee’ doet. Door de ander te bevragen en te vragen of hij/ zij hulp nodig heeft maak je de tip/suggestie tastbaarder en kan de ander er daadwerkelijk mee aan de slag.

Het is belangrijk om te peilen of iemand openstaat voor je feedback en te bedenken wat voor jou de voorkeur geeft voor het geven van feedback en wat je belangrijk vindt bij het ontvangen ervan. Bevraag de ander hoe zij feedback willen ontvangen/geven en weet dit voor jezelf ook concreet. Geef feedback voor de ander en niet voor jezelf.

Feedback ontvangen kan lastig zijn, want dit gaat over jouw gedrag en hoe je dit beter kunt doen of kunt aanpassen. Het reageren op ongevraagde feedback of ergens waar je het niet mee eens bent blijft persoonlijk. Probeer jezelf open te stellen en de gever te bedanken voor de feedback, want ook het geven van feedback is niet altijd even makkelijk. Feedback kan als een aanval gezien worden. Probeer als ontvanger dan ook niet jezelf te verdedigen, maar luister actief en stel vragen, zodat het duidelijk voor je is wat de ander probeert te zeggen. Feedback zegt namelijk niets over jouw persoonlijkheid, maar over jouw gedrag.  Maar als iemand jou feedback geeft, kun je de bovengenoemde BEST-methode ook heel goed gebruiken om daarop te reageren. Stel dat je ongevraagde feedback krijgt, waar je een slecht gevoel door krijgt, dan kun je bijvoorbeeld zeggen:

‘’Je zegt nu dit en dit tegen mij en het effect is dat ik mij hierdoor onzeker voel over mijn werkzaamheden. Hoe kunnen wij dit voortaan beter doen?’’

Vind je dit lastig, of wil je geen discussie aangaan dan kun je er ook voor kiezen om op de gegeven feedback alleen te zeggen:

”Bedankt voor de feedback, maar ik herken mezelf er niet in.’’

Met deze uitspraak laat je zien dat je over de feedback hebt nagedacht en het serieus neemt, maar verder geen actie onderneemt.